Jedes buchhaltungspflichtige Unternehmen hat die Aufgabe, die monatlichen Buchführungspflichten zu erfüllen und am Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz aufstellen. Die hiermit verbundenen Arbeiten müssen sehr sorgfältig ausgeführt werden. In der Regel lassen sich die Betriebe mit einem automatisierten Buchhaltungssystem unterstützen. Hierbei schlägt das eingesetzte System bestimmte Buchungssätze vor. Überdies ist es möglich, eine wiederkehrende Buchung – wie z. B. die passive Rechnungsabgrenzung –  automatisch von dem System durchführen zu lassen. Mit dem Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) im Rechnungswesen lässt sich dieser Service noch verbessern, weil der Buchhalter zusätzlich mit Basiswissen versorgt wird.

Warum hat die Buchhaltung einen hohen Stellenwert?

Die monatliche Buchhaltung erfüllt eine doppelte Funktion. Zum einen dient sie dem Finanzamt, weil mit dem regelmäßigen Zusammenstellen der Zahlen die Übermittlung der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung verbunden ist. Außerdem setzt die Behörde auf Basis der jährlich zu erstellenden Gewinnermittlung die Steuer fest.

Neben dieser externen Funktion profitiert auch ein Unternehmer selbst, wenn er sich mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) oder der offenen Posten Liste über die Ertragslage seines Unternehmens informiert.

Eine zweckdienliche Unterstützung erhält der Betriebsinhaber oder sein Buchhalter, wenn er zusätzlich zu einem digitalen Buchhaltungssystem die Vorteile der künstlichen Intelligenz nutzt. So erfährt er z. B., welche Kosten er einsparen kann oder wie eine passive Rechnungsabgrenzung im Jahresabschluss sein Betriebsergebnis verändert.

Einsatz künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen: Welche buchhalterischen Prozesse lassen sich automatisieren?

Jede Buchhaltung wird heute schon mit einem Buchhaltungssystem erstellt, das die Geschäftsvorfälle in den festen Strukturen einer Gewinn-und-Verlustrechnung oder einer Bilanz zusammenfasst. Mit Unterstützung der künstlichen Intelligenz lassen sich diese Prozesse noch verbessern, weil der Buchhalter seinen Wissensstand mit einem Mausklick erweitern kann. So weiß er z. B., was die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung sind oder wie eine passive Rechnungsabgrenzung buchhalterisch erfasst wird. KI kann einen Buchhalter in den folgenden Anwendungsfällen unterstützen:

• Zur Unterstützung administrativer Aufgaben
• Vermittlung von Basiswissen und Klärung von Verständnisfragen
• Zusammenstellung von Prognosen und Kontrolle der Compliance-Anforderungen

Zur Unterstützung administrativer Aufgaben

Im Zusammenhang mit einer Buchhaltung gilt es, viele Aufgaben zu erledigen, die administrativ erledigt werden. Hierzu zählt z. B. das Forderungsmanagement. Mit dem Einsatz neuer Technologien fällt es dem Buchhalter leichter, die Forderungen schneller einzutreiben. So hilft KI z. B. dabei, ein Mahnschreiben zu verfassen oder dem Buchhalter aufzuzeigen, welche Bestandteile zu einer ordnungsgemäßen Rechnung gehören. Mithilfe der künstlichen Intelligenz erfährt der Buchhalter auch, welche umsatzsteuerlichen Sachverhalte zu unterscheiden sind und was die Voraussetzungen für die Buchung einer passiven Rechnungsabgrenzung sind.

Vermittlung von Basiswissen und Klärung von Verständnisfragen

Eine Buchhaltung kann nur im Einklang  mit den gesetzlichen Vorschriften erstellt werden, wenn der Buchhalter über das notwendige Basiswissen verfügt. Er muss z. B. wissen, welche handelsrechtlich erlaubten Abschreibungen bei der Anschaffung von Computer-Hardware auch im Steuerrecht zulässig sind oder wie sich das bilanzielle Anlagevermögen zusammensetzt.

Die Antworten auf diese und weitere Fragen erhält der Buchhalter, wenn ein Unternehmen sich für den Einsatz neuer Technologien bei dem monatlichen Führen der Bücher entscheidet. Die Vermittlung von Basiswissen kennt bei KI keine Grenzen. Unabhängig davon, ob eine passive Rechnungsabgrenzung gebucht werden soll bzw. das Unternehmen den Investitionsabzugsbetrag in Anspruch nehmen möchte, wird der Buchhalter mit dem notwendigen Wissen versorgt. Ebenso kann er weitere Verständnisfragen stellen, wenn er z. B. wissen möchte, auf welchem Konto eine Pensionsrückstellung im SKR03 buchhalterisch erfasst wird.

Zusammenstellung von Prognosen und Kontrolle der Compliance-Anforderungen

Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind interessiert, wie viel Netto ihnen von ihrem Bruttolohn bleibt. Auch hier leisten neue Technologien einen unschätzbaren Dienst. Hierzu werden nur bestimmte Informationen benötigt. Diese beziehen sich z. B. auf den Familienstand, die Lohnsteuerklasse und die Religionszugehörigkeit.

Eine weitere Möglichkeit für den Einsatz von KI bietet sich bei der Erfüllung der Compliance-Regeln. KI unterstützt die Verantwortlichen in einem Unternehmen dabei, alle Dokumente auf die Einhaltung der notwendigen Bestimmungen zu prüfen. Das Unternehmen schützt sich vor den Strafen, die der Gesetzgeber für einen Verstoß gegen die Compliance-Regeln vorgesehen hat.

Beispiel für einen praktischen Anwendungsfall: Was sagt ChatGPT zur passiven Rechnungsabgrenzung?

ChatGPT definiert die passive Rechnungsabgrenzung als buchhalterische Methode, bei welcher die Einnahmen aus dem nachfolgenden Geschäftsjahr noch in der Bilanz des alten Jahres abgebildet werden. Der Gesetzgeber verfolgt hiermit das Ziel, die wirtschaftliche Ertragslage unverfälscht darzustellen. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass die Einnahmen für das neue Geschäftsjahr vorgemerkt werden. Auf den Gewinn wirken sie sich erst aus, wenn das Geld tatsächlich geflossen ist.  Für den Buchhalter ist dies mit der Aufgabe verbunden, die passive Rechnungsabgrenzung nach dem Geldfluss ergebniswirksam aufzulösen. Hierdurch erreicht er, dass sich ein unverzerrtes Bilanzbild ergibt und der Unternehmer einen detaillierten Überblick hat.

Wie unterstützt KI den Einsatz eines automatisierten Buchhaltungssystems?

Eine Buchführung unterteilt sich in drei Bereiche. Neben den vorbereitenden Arbeiten und der laufenden Finanzbuchführung nimmt ein Buchhalter zum Schluss eines Geschäftsjahres die Abschlussbuchungen vor. Die einzelnen Prozesse werden von dem Buchhalter über ein automatisiertes Buchhaltungssystem gesteuert. KI unterstützt alle Schritte einer ordnungsgemäßen Buchführung:

Bei der vorbereitenden Buchhaltung ordnet KI die Belege automatisch den richtigen Transaktionen zu. Der Buchhalter erkennt mit einem Blick, welche Belege ihm noch fehlen.

Im Rahmen der laufenden Buchhaltung liefert der Einsatz neuer Technologien die notwendigen Informationen zur ordnungsgemäßen Rechnungsstellung. Auf diese Weise ist der Vorsteuerabzug des Unternehmers nie gefährdet.

Für die Abschlussbuchungen muss ein Buchhalter wissen, wie sich eine passive Rechnungsabgrenzung zusammensetzt. Dies erfährt er, wenn er seine Frage an das integrierte KI-Tool richtet.

Automatisierte Buchhaltung mit KI: Die Vorteile

Ein Unternehmen, das seine Buchhaltung automatisiert erstellt und für die Vermittlung des Basiswissens die künstliche Intelligenz nutzt, kann die folgenden Vorteile für sich verbuchen:

• Notwendige Routineaufgaben müssen nicht händisch erledigt werden. Dies führt zu einer Zeitersparnis für das Unternehmen. So müssen die Belege in einem Kassensystem von Windows B. nicht mehr vorkontiert werden.
• Mit einer digitalen Buchhaltung ist es möglich, digitale Rechnungen zu erstellen und diese via E-Mail an die Kunden zu versenden. Das Unternehmen spart Kosten, weil es kein Geld in Papier, Porto oder Druckerpatronen investieren muss.
• KI schafft Rechtssicherheit. Muss der Buchhalter eine Einnahme passiv abgrenzen, bekommt er von der künstlichen Intelligenz die notwendigen Informationen.
• Mit Unterstützung automatisierter Prozesse kann die Buchhaltung transparent dargestellt werden. Der Unternehmer erkennt mit einem Blick, wie rentabel sein Betrieb wirtschaftet.

Die Grenzen der Buchhaltung mit KI

Unabhängig davon, welche Anwendungsfälle mit KI bei der Erstellung einer Buchhaltung gelöst werden, lassen sich die Grenzen der künstlichen Intelligenz aufzeigen. Diese liegen insbesondere darin, dass viele Antworten zu generisch und nicht immer mit einer korrekten Aussage verbunden sind. Deshalb gilt es hier, zwei Aspekte zu berücksichtigen:

• Missverständliche Fragen führen zu ungenauen Aussagen
• Kontrolle geht immer über Vertrauen

Buchhaltung im Unternehmen Herausforderungen und Risiken beim Einsatz neuer Technologien

Der Einsatz neuer Technologien ist bei der Erledigung einer regelmäßigen Buchhaltung mit den folgenden Herausforderungen und Risiken verbunden:

Automatisierung der buchhalterischen Prozesse: Die Herausforderungen

Will ein Unternehmen KI zur Erledigung der eigenen Buchhaltung einsetzen, müssen die technischen Voraussetzungen erfüllt werden. Ein besonderes Augenmerk gilt dabei dem verwendeten Buchhaltungssystem. Dieses muss sowohl für einen Einnahmenüberschussrechner als auch für einen Bilanzersteller geeignet sein. So ist es im Rahmen einer Einnahmenüberschussrechnung nicht erforderlich, eine  passive Rechnungsabgrenzung zu bilden.

Einsatz neuer Technologien: Die Risiken

Die Anforderungen an den Datenschutz müssen auch von einem KI-basierten Buchhaltungssystem erfüllt werden. Für das Unternehmen besteht die Aufgabe, sensible Daten mit den notwendigen Sicherheitsmaßnahmen zu schützen. Daneben ergeben sich noch weitere Risiken, wenn KI zur Unterstützung der Buchhaltung in einem Unternehmen eingesetzt. Diese beziehen sich z. B. auf die Verantwortlichkeit in einem Haftungsfall. Trotz des Einsatzes von KI verbleibt die Haftung bei dem Unternehmer.