Kassensystem mieten: Gründe, Kriterien und Möglichkeiten

Viele Gründe können dafür sprechen, ein modernes Kassensystem zu mieten. Wird das Kassensystem nicht dauerhaft benötigt oder fehlt das Budget für ein eigenes System, stellt die Miete eine lohnenswerte Alternative dar. Ebenso kann es vorkommen, dass die bereits vorhandene Kasse inzwischen veraltet ist. Gerade im Zusammenhang mit gesetzlichen Änderungen und Anforderungen an ein Kassensystem wird es immer wichtiger, dass das Gerät auf dem neuesten Stand ist, beispielsweise über eine TSE verfügt. Dafür sorgen zuverlässige Anbieter, bei denen Kunden ein Kassensystem mieten können.

Wichtige Kriterien und Funktionen eines Kassensystems

Ein modernes Kassensystem sollte über einige grundlegenden Funktionen verfügen. Überdies gibt es spezielle branchenspezifische Zusatzfunktionen, die je nach Einsatzzweck des Kassensystems von Relevanz sind.

Grundsätzlich stellen moderne Kassensysteme mehr dar als die reine Kasse. Es handelt sich um Systeme, mit denen sich sämtliche Aktivitäten direkt am Point of Sale (POS) zentral steuern lassen. Aktuelle Systeme verfügen über offene Schnittstellen, an die sich eventuell erforderliches Zubehör anschließen lässt. Zur Grundausstattung gehören ein Belegdrucker, ein Zahlterminal sowie eine Kassenschublade. Kassensysteme sind erweiterbar und bieten Möglichkeiten, Programme wie Warenwirtschaft, Buchhaltung oder Systeme für die Online-Reservierung. Im Idealfall lassen sich integrierte Bausteine für zusätzliche Software ohne zusätzliche Kosten nutzen.

Weiterhin vereinfacht ein gutes Kassensystem den Tagesabschluss und kann sämtliche Daten unmittelbar in die Buchhaltung übertragen. Ebenso rechnet die Kasse gleich die Mehrwertsteuer ab.

Zudem bietet ein modernes Kassensystem einfachere Auswertungen und können beispielsweise den umsatzstärksten Tag in einem Dashboard ausweisen oder Produkte auflisten, die sich gut oder schlecht verkaufen. Dies trägt dazu bei, die richtigen Produkte auszuwählen und dem Umsatz nachhaltig zu steigern. Einige Kassen lassen sich mit der Warenverwaltung oder einem Warenwirtschaftssystem verbinden und bestellen Produkte automatisiert nach, sobald diese ausgehen.

Vorteilhaft ist es, wenn das Kassensystem die erhobenen Daten zentral speichert und sie somit jederzeit und ortsunabhängig auf Computern, Tablet und Smartphone verfügbar sind. Idealerweise ist das Kassensystem auch mit genutzter Software kompatibel, falls Nutzer beispielsweise einen Online-Shop betreiben oder ein Warenwirtschaftssystem nutzen.

Diese und andere Funktionalitäten tragen in ihrer Gesamtheit dazu bei, dass das Kassensystem möglichst viele zeitraubende Aufgaben erleichtert, damit sich Nutzer voll auf ihr Kerngeschäft und ihre Kunden konzentrieren können. Dies ist ein wesentlicher Vorteil, den Kunden genießen, die ein durchdachtes Kassensystem mieten. Ein modernes System bietet alle Basisfunktionen und kann mit wenig Aufwand an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden.

Branchenspezifische Lösungen für Kassensysteme

Je nach Anwendungsbereich werden zusätzliche Ausstattungsoptionen wichtig. Durchdachte Kassensysteme wie www.gsv-kasse.de lassen sich mit geringem Aufwand an individuelle Bedürfnisse anpassen.

Interessenten können in unterschiedlichen Ausstattungs-Versionen ein Kassensystem mieten. Damit das System jeweils optimal angepasst an die Bedürfnisse, die beispielsweise im Handel, in der Gastronomie oder in der Beauty-Branche vorherrschen. Die Software ist so auf das jeweilige Geschäft abgestimmt, dass zum einen keine Funktionen fehlen und zum anderen auf überflüssige Funktionen verzichtet wird.

Wer für Gastronomie, Bars oder Restaurants ein Kassensystem mieten möchte, für denjenigen ist es beispielsweise wichtig, dass das Kassensystem Tools zur Personalplanung und Schichteinteilung bietet. Auch Online-Kalender mit Funktionen zur Tischreservierung sind hier unverzichtbar.

In einem Kassensystem für den Einzelhandel kommt es unter anderem auf Funktionen an, mit denen sich besonders absatzstarke Produkte und die besten Öffnungszeiten identifizieren lassen. Verkaufs-Tops und -Flops werden aufgelistet und die Kundendichte zu bestimmten Öffnungszeiten lässt sich erkennen. Darauf aufbauend lassen sich Rückschlüsse auf künftige Einkäufe und absatzfördernde Aktionen erlangen und entsprechende Optimierungen einleiten.

Stellenwert der TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) beim Mieten eines Kassensystems

Bei der technischen Sicherheitseinrichtung oder kurz TSE handelt es sich um ein Sicherheitsmodul, das sich als Standard in elektronischen Kassensystemen etabliert hat. Zweck der TSE ist es, fälschungssichere und unveränderbare Aufzeichnungen sämtlicher Kassenvorgänge zu ermöglichen. Eine nachträgliche Bearbeitung der Kassendaten oder eine Manipulation ist bei Verwendung eines TSE nicht möglich. Die auf diese Weise manipulationssicher aufgezeichneten Geschäftsvorfälle beinhalten auch Umsätze mit Bargeld, Gutschein-Einlösungen oder die Signatur der Debit- oder Kreditkarte. Überdies sorgt die TSE für eine fehlerfreie und vollständige Übertragung der Daten an das Finanzamt gemäß der Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme DSFinV). Das Vorhandensein einer TSE ist rechtlich vorgesehen durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Seit dem Stichtag 31.03.2021 müssen technische Sicherheitseinrichtungen zwingend in sämtlichen neuen oder nachrüstbaren Kassensystemen vorhanden und aktiviert sein. Ab 2023 wird die Vorrichtung ohne Ausnahme für alle Betreiber elektronischer Kassensysteme rechtlich bindend.

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